こんにちは、おかちゃんせんせいです！
「メールで届いた問合せ内容を、Googleスプレッドシートに自動転記してほしい」
という依頼を最近受けました。
Gmailに届いたメールであればGASを組むという手もあり、
個人的にはそちらの方が融通が利いて好きですが、、、
どうしてもGASで組んでしまうと属人化してしまうので、
ノーコードで自動化する手段の一つとしてPower Automate（以下、PA）を活用することにしました。
PAで自動化するにあたり、
どうしても欲しいデータ抽出のために関数は使いますが、
難しい関数ではないので一度覚えてしまえば苦にならないと思います。
しかし、よく活用する関数というわけでもないので、
しばらく使っていないと忘れてしまうことも。。。
そこで、PAで実装するために必要な事前準備と、Gmailで届いたメールの内容をGoogleスプレッドシートに自動転記をPAで実装する手順についてまとめました。
内容が盛りだくさんのため、今回はPA初心者向けに必要な事前準備だけまとめ、次回は実際にPAで実装する手順についてまとめることにします。
目次
いきなり大事なポイントなのですが、
メール本文で転記したい項目がどの部分なのかを関数で判別できるように工夫する必要があります。
たとえば、下記のように
〇項目名：取得したい情報
としておくと、項目名と取得したい情報が判別でき、取得可能になります。
〇名前：山田太郎
〇メールアドレス：taro.yamada@test.com
〇電話番号：0123-456-789
まずGmail側でGoogleスプレッドシートに転記したい内容が記載されているメールを分類するために、ラベルを作ることをお勧めします。
そして、判別しやすい件名にしてフィルタ設定で作成したリストに入るようにします。
＜注意点＞
以下にフィルタおよびラベルの作成方法の手順をまとめますが、あくまでPAで自動化するために必要な設定方法のみ記します。
活用用途によっては、フィルタの条件やラベルの配置は使いやすいように変えることをお勧めします。
ブラウザで開く場合には、こちらから。
画面右上にある歯車アイコンから、『すべての設定を表示』を選びクリックする。
フィルタの条件を設定して、『フィルタを作成』をクリックする。
条件については、届くメッセージのうちGoogleスプレッドシートに転記したいメールを過不足なく絞り込むことができる条件で設定します。
今回は最低限の条件として、件名を指定しました。
「ラベルを付ける」にチェックを入れ、『ラベルを選択』ボタンを押してラベルを付けたい項目を選択します。
今回の場合は、新しくラベルを作成して、そのラベルを選択することにしました。
ラベルを付ける項目の設定が完了したら、『フィルタを作成』をクリックしたらフィルタおよびラベルの作成は完了です。
①転記用のGoogleスプレッドシートを新たに作成して、シート名を分かりやすいように変更しておきます。
②転記する項目ごとにヘッダー部分（1行目）に入力しておきます。
ヘッダー項目については、メール情報から取得できる情報とメール本文から抽出できる情報から成り立ちます。
メール情報には受信日時・件名・差出人などの情報があり、PAの設定で任意に設定が可能です。
メール本文から抽出するためには、事前準備その１でメール本文から情報を取得できるように設定しておく必要があります。
このGoogleスプレッドシートで設定したシート名・列名について、PA側の設定時に選択することになります。
Power Automateを利用するためには、最低限無料Microsoftアカウントが必須となります。
もしMicrosoftアカウントがない場合には、こちらから新規作成できます。
※アカウント作成時に必要になるメールアドレスは、Microsoftメールでなくても、GmailやYahooメールなどでも作成が可能です。
（追記：２０２４年１月２３日）
設定するGmailアカウントについてですが、考慮漏れがありましたので追記いたします。
ついつい会社の環境がGoogle Workspaceを使っていたので何も考慮する必要がありませんでしたが、@gmailおよび@googlemail.comで終わるアカウントの場合、PAで使用できるコネクタに制限があるようです。
もし非準拠のコネクタを使用した場合、下記のエラーメッセージが表示されます。
フローは保存されましたが、有効にできませんでした。このフローで使用されている Gmail コネクタと互換性のないアプリケーションへのコネクタが含まれているためです。
詳細については、公式サイトからの引用文でご確認ください。
Google のセキュリティおよびプライバシーポリシーに準拠して、コンシューマー向け Gmail アカウント (@gmail.com および @googlemail.com で終わるアカウント) を使用している場合は、Power Automate および Logic Apps 内の限られたサービス セットにのみ接続できます。 Google Workspace (以前の G Suite) アカウントを使用しているお客様は、この変更による影響を受けません。 以下のリストに指定されていないサービスで Gmail コネクタを使用する必要がある場合は、独自のアプリケーション ID を Google に登録する 必要があります。 以下は現在承認されているサービスのリストです。このリストは、Google のポリシーに従って将来変更される可能性があることに注意してください。
- Google サービス: Gmail、Google Calendar、Google Contacts、Google Drive、Google Sheets、Google Tasks
- 組み込みアクションとトリガー: コントロール、AI Builder、データ操作、日時、数値関数、Power Virtual Agents、Power Apps、要求、スケジュール、テキスト関数、変数、フロー ボタン、場所
- Microsoft サービスの限定セット : OneDrive、Sharepoint、Excel、Dynamics、Microsoft Teams、Office 365、SQL、SFTP および FTP
Power Automate で、非準拠のサービスを使用してフローを作成すると、フローは無効な状態で保存されます。
microsoft公式サイトより引用
Power Automateを使うためには、事前に準備しておいたり、調べたりしておいたりする必要がある場合があります。
それはアプリによって異なるため、設定している最中に追加で確認する必要が出て改めて設定する、という形で対応することになるかと思います。
今回のGmailとGoogleスプレッドシートとの連携のケースでは、最低限事前に下記３つの事前準備をしておくと、PAの設定をスムーズにできます。
- メール本文の設定
- Gmailでのフィルタ設定およびラベルの作成
- Googleスプレッドシートでの表作成
次回は実際にPA側での設定手順について整理します。
初心者向けの内容となっておりますので、初めてPAを使う方でも見ながら作業すればできるように心がけて記事を書きたいと思います。
本記事がみなさんのお役に立てば幸いです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
【初心者向け】Power AutomateでGmailに届いた内容をGoogleスプレッドシートに自動転記する（後半：Power Automate設定）
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