④何も考えずに顧客ごとにファイルを作成する
失敗例
顧客ごとにファイルを作成するケースはよくあるかもしれませんが、データを集計する際には個別にファイルを作成することはあまりお勧めできません。
なぜだと思いますか？
個々のファイルで完結するのであれば問題ありませんが、、、
例えば上司から「ある期間中の全顧客の売上金額を確認したい」と言われたらどうでしょう？
一つずつファイルを開いて、集計した数値をメモするということを顧客分やりますか？
一時的で、かつ、数件であればそういった力技もOKですが、100件以上ある場合はハッキリ言って手前でしかないと思います。
もちろんデータを集計するファイルを別に作成して、各ファイルから集計できるようにリンクを作成するという方法もあります。
しかし、他ブックとのリンク先をたくさん設定することもお勧めできかねます。
なぜなら、その理由は２つあります。
まず、他ファイルとのリンク先設定はファイル容量増加の原因になるのと、起動時や保存時などにすべてのリンク先がリロードする設定にすると、場合によっては動作が遅くなる可能性があります。
※リンクの状況については、[データ]-[リンクの編集]から確認することができます。
もう一つは、リンク元で表のレイアウトに変更があったり、新しいファイルに切り替える場合には、参照したすべての数式をメンテナンスしなければなりません。
実際に、ある会社でぼくが業務を引き継いだときに、そのリンク先の変更だけで３時間以上かかったことも……
改善例
改善案は細かく分けるといくつかありますが、大まかに分けるとマクロが作れるかつくれないかによって選択肢が変わります。
マクロが作れる、または作れる人が身近にいるのであれば、ファイルを複数分けていてもプログラムで解決する方法はあります。
とはいえ、レイアウトが変わればマクロも変更が必要なため、必ずマクロを修正できる人がいる場合に限ります。
もし、マクロを作れない環境であれば、データ集計するデータについては一つのファイルにまとめ、項目ごとにシート分けし、検索しやすい・メンテナンスしやすい・集計しやすいの三拍子が揃っている状態を作ることが大切です。
・データ集計表はできる限り一つのファイルにまとめる
→複数に分ける際には、リスクを十分考慮すること
いかがでしたでしょうか？
みなさんが日頃使っている集計ファイルは、検索しやすい・メンテナンスしやすい・集計しやすいの三拍子が揃っていますでしょうか？
もし何かをする度にいつも時間がかかっているようでしたら、今一度ファイルのメンテナンスをしてみることをお勧めします(^^)v
検索しやすい・メンテナンスしやすい・集計しやすい三拍子が揃っているかどうか？
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