こんにちは、おかちゃんせんせいです！
Excelと同様のことができる表計算ソフトとして、Google社が提供しているGoogleスプレッドシートがあります。
何か表計算したいシーンに出くわしたとき、Excelを使うか、Googleスプレッドシートを使うか、みなさんならどのような判断をしますか？
う〜ん。
なんか手間だわ〜。
どうしたの、くるみちゃん？
会社でデータを集計してるんですが、
毎回手間で手間で・・・
なんとかなりませんか？
- Excelで表計算する上で、毎回手間がかかってしまうのに悩んでいる方
- Excelとスプレッドシートでどちらを使ったらいいのか判断できない方
- 事務の仕事でExcelやスプレッドシートを日頃操作している方
今回記事にまとめたのも、日々Excelやスプレッドシートを使ってる方々にとって、きっと有益な情報になると思ったからです。
ずっと使い続けているファイルに限って、見直せば業務効率化ができるものが多いので、是非最後まで一読して参考にしてみてくださいね(^^)/
目次
ExcelとGoogleスプレッドシートを使い分けるポイント
では、早速ExcelとGoogleスプレッドシートを使い分けるポイントについて整理します。
基本的なキーワードは２点です。
- 複数人で使う予定があるか？
- 同時に作業をする必要があるか？
①で複数人使う予定がある場合には、データを共有する必要があります。
Excel Onlineを使えばGoogleスプレッドシートと同じように、オンライン上でデータ共有ができます。
しかし、通常のExcelと異なり使える機能が制限される（マクロ作成・実行不可、データの入力規則の新規作成不可など）ので、個人的にはお勧めしません。
同じネットワーク上であれば、共有ファイルとしてExcelでも同じファイルの共有が可能です。
Excelを共有ブック化すれば、同時編集も可能。
次に考えたいのが、同時に作業をする必要があるのかです。
リアルタイムで同時に作業する方が効率的な場合には、Googleスプレッドシートの方をお勧めします。
Excelの場合、共有ブック化するとファイルが壊れやすくなる欠点もありますが、同時に作業をする必要がなければ無闇にリアルタイム更新されないように、共有ブック化せずにExcelを使用すると良いです。
以上より、それぞれの詳細の機能を考慮せずに判断すると、ぼくなら下記のように判断します。
・リアルタイムに複数人で同時入力したい場合→Googleスプレッドシート
・同じネットワーク上の人と共有する場合→Excel
あくまで最初の判断基準ではありますが、このポイントについては使用したい状況によって変わるので、必ず最初の段階で整理しておきます。
その上で、各ソフトの使える機能で何が必要なのかを確認します。
使える機能を整理する
ExcelとGoogleスプレッドシートで使える機能の違いについて整理します。
| Excel | Googleスプレッドシート | |
|---|---|---|
| オンライン利用 | △（Excel Online） | ◯ |
| 独自の関数 | XLOOKUP, LAMDA | ARRAYFOLMURA, SPLIT |
| 行列の切り取り挿入 | ◯ | × |
| 共有時の表示画面 | 作業PCによって異なる画面 | 同じ画面 |
| 縮小して全体を表示する | ◯ | × |
| 異なるブックの参照 | △ | ◯ |
| バックアップ機能 | △ | ◯ |
| マクロ開発言語 | Visual Basic for Applications (VBA) | Google Apps Script (GAS) |
| トリガー自動実行 | × | ◯ |
他にも細かく言えばいくつかありますが、ぼくが依頼を受けて集計表を作成する場合、上記の機能を考慮してどちらを使うのか判断します。
他の人が作成されたファイルを見ていると、最初に作成したまま使っていて、数値がただ入力しているだけのパターンが多いです(T ^ T)
もちろんそれでもなんとかなりますが、手間がかかって、作業が煩雑になっている場合がほとんど。
なので、たいていやりたいことを整理すると、もっとシンプルにできたり、マクロで一発解決したり、使うソフトを考え直したりすることができます。
上記の機能の違いのうち、両方ともできる機能としてデータの共有があります。
しかし、共有時の表示画面が違う点についてご紹介します。
まず、Excelの場合には、作業PCによって共有時の画面が異なります。
例えば、共有した後にAさんのPCでF列を非表示にしたとしても、BさんのPCではF列は表示されたままです。
それに対して、GoogleスプレッドシートではどのPCやスマホなどで見ても、常に同じ画面が共有されます。
例えば、AさんのPCでフィルターで絞り込んだとすると、BさんのPCで見ると全く同じ画面が表示されています。
よくリアルタイム共有している時のトラブルとして、Googleスプレッドシートで集計時にフィルターと絞り込んだり、行列の表示・非表示したりする時に、他の作業者間で作業画面が共有されてしまう。
なので、他の人の動向を気にしながら作業する必要があります。
そのことを知らないと、誰かが絞り込んだシートを見て、「データが消えてる！？」騒動が勃発してしまうのです（笑）
では、機能の違いを整理したところで、最後にそれぞれでしかできない機能についてご紹介します。
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