こんにちは、おかちゃんせんせいです！
過去これまで色々な企業様で勤務させていただきましたが、システム導入以前の問題を今回はしたいと思います。
どうしてこんなに時間かかるんだろう？
どうしたの、くるみ？
それがね、会社のデータ管理に毎回すごく時間がかかって。
システムばっかり増えて覚えることで手一杯なの。
その話……前におかちゃんせんせいが言ってた話と同じかも。
システムが変わっても、結局別のことに時間がかかるって——
そうそう、そうなのよ！！
- 日頃Excelなどでデータ集計を実施している方
- 新しいシステムを導入しても、なかなか現場に定着していかないと感じている方
目次
システムを入れれば業務効率化になる？
世の中には業務効率化のためのサービスがたくさんあります。
すでに事務作業の定番となっているExcelやWordなどのOffice製品以外にも、現在はGoogleスプレッドシートやfreee、Salesforce、弥生会計、Asanaなどのクラウドサービスが多数存在しています。
これまでも業務効率化のための記事をいくつか書いてきました。
【業務改善】データ集計表を作成する上で、気を付けたい４つのパターン
【業務効率化】Windows版Excel VBAでChromeを自動操作して、Webスクレイピングする方法（初期設定編）
【データ集計】ExcelとGoogleスプレッドシートを使い分けるポイントとは？〜やりたいことを整理してみる〜
ですが、業務効率化のためにシステムを導入したら、本当に業務が効率化されるのでしょうか？
これまでの経験上、新しくシステムを導入しても定着しないままで頓挫するパターンに陥っている会社は少ないかと推測します。
なぜなら、務めていた会社だけではなく、関わってきた取引先のデータについてもしっかり管理されていると感じたことがほとんどないから。
なぜそう感じたのかというと、以下の３つの状況になっているからです。
- 欲しいデータにすぐアクセスできない
- 似たようなデータが複数のシステムに登録されており、連携されていない
- 重複データが登録されている
データは必ず一元管理を意識する
なぜ上記のような状況になっているのかというと、そもそもデータが一元管理されていないから。
よくあるパターンが、各部署で同じようなデータを所持。
けれど、別々に管理しているから、データの整合性を確認しようとしてもすぐにとれずに、確認作業にやたらと時間がかかってしまいます。
そして、何か新しい情報を連携しようとしても、紐付けるユニークな管理番号を付けていないケースが多いので、関連付けに手間がかかるパターンもよく見受けられます。
システムを使おうとすべてアナログでやろうと、必ずユニークな番号を割り当てて、データを一元管理するようことが何より大事です。
自動化すればいいって問題ではない
業務効率化の話が出てくると、必ず出てくるのが業務を自動化する話。
確かに自動化すると業務にかかっていた時間を短縮できる可能性は高いですが、そもそも業務フロー自体が問題の可能性もあります。
実は、今はやらなくてもいい操作があったり、そもそも不要な操作だったりするケースをぼく自身が何度も目撃してきました。
開発言語を用いてシステムを開発したり、RPAやiPaaSなどのツールを利用したりして業務を自動化する必要性がある場面はきっとあると思いますが、慣行な業務こそ業務フローを見直すだけで問題が解決するケースも少なくありません。
もし日頃実施している業務で、ただ引き継いだ内容を考えずに作業しているだけのことがありましたら、フローチャートを書いて一度見直してみることをお勧めします。
やたらと同じ動作を繰り返す作業が多い場合には、改善できる見込みは十分にありますから(^^)v
- システム導入前には必ず一元管理されたデータベースを作ること。
- 一度システムを導入してしまうとフローを変えるのが難しくなるので、導入前にはフローの見直しも検討すること。
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