【解決】Power AutomateでExcel Onlineにある日付と実行日が一致する場合に、処理を実行するようにする

こんにちは、おかちゃんせんせいです！

これまで業務効率化する上で、作業を自動化する方法の一つとしてWebスクレイピングの記事を書いたことがありました。

2024年6月4日 【業務効率化】Windows版Excel VBAでChromeを自動操作して、Webスクレイピングする方法（初期設定編）

この時はExcel VBAを選択しましたが、自動化する方法として紹介した方法のうち、前回紹介していない自動化ツール『Power Automate』を今試験運用しています。

まだ初心者でほとんど理解できていないことも多いですが、初心者なりに試行錯誤してチャレンジしてみて、なかなかドンピシャな内容の記事がなかったので、記事にまとめておくことにしました。

※なお、今回の記事については、実機がMacでPower Automate Desktopがインストールできないため、クラウド上で実行するPower Automateだけを使用した方法になります。

（追記：2024年04月22日）
ご質問いただいた内容に回答するために、全体的に内容を更新いたしました。

実行日になったら自動的に処理を実行するようにしたい

今考えている構想をPower Automateで実現できるかどうか？

現在、管理しているデータのうち特定の日付データが実行日になったら、ある処理を自動処理するフローを構想しています。

ある処理とは、たとえば条件を満たしたらメッセージを送ったり、別サービスに処理を流したり、請求書を発行したり。
とにかく、他のアプリと連携してデータを定期的にチェックして、条件次第で自動反映させる処理を考えているのです。

その上で、日付のジャッジが重要になるわけですが、、、
Power AutomateとExcelの開発元は同じMicrosoftなのに、調べていくうちにとても厄介なことが判明。

それが、取得する日付データの書式が両者で違う、という最も厄介な展開です。

書式が違うだけで異なるデータと認識する

Excelを操作していてよくありがちなのが、見た目同じ値に見えても、数式では異なるデータとして認識されているケースです。

よくあるのが書式が『数値』の認識でいるけど、Excelでは『文字列』として認識されてしまっているパターンです。

2022年8月1日 【解決】Excel VBAで書式設定の変更をしたのに反映されない件（特に、数値→文字列）

あと、時々あるのが『日付』としてデータに取り込んだのに、なぜか５桁の数値として取り込まれてしまっているパターンです。
これは、Excelでは日付はシリアル値で表現され、表示形式が『日付』のように見せているためです。
この現象が、なんとPower AutomateとExcel間で起きてしまうのです・・・。

自作で作ったプログラムならいざ知らず、両方とも天下のMicrosoftのアプリなのにー！！
——と嘆いても仕方ないので、どちらかの書式に合わせて認識させてあげるしかありません。

Step0：Excel側で表データをテーブル化しておく

事前準備として、２つのことを実施します。

まずはExcelデータはOneDriveに保存しておくこと。
そして、もう一つは、Excel側で表データをテーブル化しておくことです。

テーブルを作成する

表を作成したら表の一部のセルを選択し、[挿入] – [テーブル]を選択します。

表全体が指定されていることを確認し、『OK』をクリック

もし過不足があれば、範囲を修正します。

テーブル名を任意の名前に変更しておく

表がテーブル形式になっていることを確認します。

そして、テーブル名がデフォルトでは「テーブル1」になっているため、任意の名前に変更しておきます。
今回は「参照用テーブル」としておきます。

転記用シートも同様にテーブル化しておく

テーブル名は「転記用テーブル」としておきます。

上記設定をしたら、今度はPower Automate側の設定になります。
Excelの表全データを取得するには、
表内に存在する行を一覧表示
というアクションを追加します。

ここで一つ注意なのが、
OneDriveが個人用なのか、Business用なのかで選択するアクションが異なります。

今回はBusiness用のOneDriveに保存した場合のPower Automateの設定方法について共有いたします。
※個人用の場合は、「場所」と「ドキュメント ライブラリ」がありません。

Step1：Power Automate側の処理実行日の日時データを取得する

まず最初に行うのが、Power Automateで処理が実行された日付のデータを取得することです。

ポイントは、基準時間を式utcNow()で表現することです。

utcNow()関数は世界標準時間を取得するため、処理を実行したい場所に応じて変換先のタイムゾーンは変更する必要があります。

Step2：取得した日時データを加工する

次に、取得した時刻を0000-00-00（年-月-日）のデータに加工するために、substringで必要な部分だけを抽出します。

なぜこの処理をしたいのかというと、あくまで判断基準にしたいのは日付であって、時刻データは必要ないからです。

utcNow()で取得するデータは、例えば “2022-08-25T12:34:56.7890000” のように時・分・秒だけでなくミリ秒まで表示された文字列データになります。
なので、左から数えて10文字分の文字列だけ抽出するために、substring(body(‘タイム_ゾーンの変換’),0,10) と入力することで、この部分 “2022-08-25” のみ取得したデータを変数に設定します。

補足として、body(‘タイム_ゾーンの変換’)の部分は手入力してもいいですが、画面上で選択することで表示させることもできます。

Step3：繰り返し処理するアクションを追加する

次に、繰り返し処理をするアクションを追加します。

Step4：Excelで取り込んだ日付データの書式を変更する

Excelから取り込むデータは、アクション『時間への追加』を追加するだけで済みます。

この設定をすることで、取り込んだ日付データはISO8601形式である “2022-08-25T00:00:00.0000000” として変換されるので、最後に “2022-08-25” の形に変換させます。

Step5：Step4のデータを加工する

Step2と同じように、形式を“2022-08-25” の形に変換させます。
そうすることで、時・分・秒を考慮しない形で、日付のみで比較することが可能になります。

Step6：日付が一致する場合に、参照用テーブルに転記済みフラグを入れる

条件分岐の「はいの場合」に「行の更新」アクションを追加します。
今回は、参照用テーブル内にあるユニーク項目「管理番号」をキー列として、転記済みフラグとして転記列には「〇」を入力します。
※個人用の場合は、「場所」と「ドキュメント ライブラリ」がありません。

Step7：転記用テーブルを更新する

最後に、転記用テーブルに各項目データを反映させます。
※個人用の場合は、「場所」と「ドキュメント ライブラリ」がありません。

全体フローを見直して完成！

日付の調整さえできれば、あとは『条件』アクションで条件分岐させればOK！

下図のフローは、サンプルで作ったものです。

このフローを実行すると、参照用テーブルでは本日日付（2024-04-22）に合致する管理番号S0001の転記列に「〇」が更新されます。

また、管理番号S0001のデータが転記用テーブルに転記されます。

まとめ

まだPower Automateを触り始めて1ヶ月も経っていないような初心者ですので、もしもっと簡単にできる方法（Power Automate Desktopを使わずに）がありましたら、ご教示いただけますと幸いです。

今後のPower Automateのアップデートで簡単に日付比較ができるようになるのを願っています。


最後まで読んでいただき、ありがとうございました！

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